Як документально підтвердити свій стаж в Польщі, якщо ZUS відмовляється видавати довідку

Нові правила обчислення стажу роботи діють уже понад місяць, але на практиці багато працівників зіткнулися з проблемою: ZUS масово відмовляється видавати довідки, що підтверджують страхові періоди. Причина зазвичай  відсутність даних у системі. Це не означає, що стаж втрачено. Закон допускає інші способи підтвердження. Пояснюємо, як діяти.

Нові правила щодо стажу роботи: що змінилося з 1 січня 2026 року

З 1 січня 2026 року набрала чинності поправка до Трудового кодексу, яка суттєво розширила перелік періодів, що зараховуються до стажу роботи. Йдеться про стаж, від якого залежать трудові права працівника, зокрема:

• триваліша відпустка,

• надбавка за більший стаж роботи,

• можливості кар’єрного просування,

• доступ до окремих пільг та виплат.

Поетапне впровадження змін

Закон запроваджується у два етапи:

• для державного сектору — з початку 2026 року,

• для приватного сектору — з 1 травня 2026 року.

Які періоди тепер зараховуються до стажу роботи

Після набрання чинності нових правил до стажу роботи включаються не лише періоди роботи за umowa o pracę. Закон охоплює також інші форми професійної діяльності.

До стажу роботи, зокрема, належать:

• періоди виконання umów-zleceń,

• періоди виконання umów o świadczenie usług,

• періоди виконання umów agencyjnych,

• періоди ведення pozarolniczej działalności gospodarczej,

• співпраця з особою, яка здійснює таку діяльність,

• період зупинення діяльності з метою особистого догляду за дитиною.

Важливо: періоди, що мали місце до набрання чинності закону, також можуть бути зараховані, але лише за умови належного документального підтвердження.

Скільки часу є на подання документів роботодавцю

Працівники мають 24 місяці з моменту набрання чинності нових правил, щоб:

• зібрати документи,

• подати їх своєму поточному роботодавцю,

• домогтися включення цих періодів до стажу роботи.

Саме на цьому етапі багато хто звертається до ZUS по довідку  і отримує відмову.

Чому ZUS відмовляється видавати довідки про стаж

За даними ZUS, станом на кінець січня було подано майже 310 000 заяв про включення періодів стажу, відмінних від umowa o pracę. Опрацьовано близько 230 000 заяв, видано понад 508 000 довідок. Водночас приблизно 50 000 осіб отримали відмову.

Найпоширеніші причини відмови ZUS

ZUS відмовляє у видачі довідки найчастіше, якщо:

1. Договір припадає на період навчання
   Клієнт вказує період виконання umowa-zlecenie, коли він мав статус учня або студента і не досяг 26 років. У такому разі він не підлягав соціальному страхуванню.

2. Відсутність обов’язкового страхування
   Клієнт зазначає період страхування за umowa-zlecenie або pozarolnicza działalność gospodarcza, але відповідно до окремих положень не підлягав обов’язковому соціальному страхуванню, оскільки був застрахований за іншою підставою.

3. Помилки в документах
   У реєстраційних або розрахункових документах є помилки, або ZUS взагалі їх не отримав. У такій ситуації неможливо видати довідку про сплату внесків на пенсійне, інвалідне чи нещасне страхування.

4. Відсутність історичних даних
   Йдеться про договори багаторічної давнини або періоди, коли внески фактично не сплачувалися.

Чи можна підтвердити стаж без довідки ZUS

Так, Міністерство MRPiPS зазначає: відсутність даних у ZUS не позбавляє працівника права підтвердити стаж іншими документами.

Якщо ZUS не має інформації, але особа володіє  доказами, вони можуть бути використані.

Які документи можуть підтвердити стаж замість довідки ZUS

У разі відмови ZUS допустимими є, зокрема:

• оригінали або копії договорів (наприклад, umowa-zlecenie),

• банківські підтвердження отримання винагороди,

• платіжні відомості,

• податкові документи,

• інші офіційні папери, що підтверджують факт виконання професійної діяльності.

Навіть договір, який зберігався «у шухляді», може мати юридичну силу, якщо він підтверджує реальне виконання роботи.

Що робити після отримання відмови від ZUS

У разі негативного рішення ZUS клієнт має право:

• зібрати всі наявні документи,

• додати їх до запиту на проведення розслідування,

• повторно обґрунтувати включення відповідного періоду до стажу.

ZUS зобов’язаний розглянути такі матеріали та оцінити їх як альтернативне підтвердження професійної діяльності.

Відмова ZUS — не кінець справи

Нові правила щодо стажу роботи значно розширили права працівників, але одночасно виявили системну проблему з архівними даними ZUS. Важливо розуміти: довідка ZUS не єдиний спосіб підтвердження стажу.

Якщо ви маєте документи, що підтверджують виконання роботи або ведення діяльності, ви зберігаєте право на зарахування цих періодів. Головне — діяти вчасно, зібрати докази та не зупинятися на першій відмові.

Джерело