Jak Ukraińcom sporządzić pełnomocnictwo w Polsce: krok po kroku

Jak Ukraińcom sporządzić pełnomocnictwo w Polsce: krok po kroku

Jeśli potrzebujesz sporządzić pełnomocnictwo – na przykład w celu zarządzania majątkiem, reprezentowania interesów w Ukrainie lub odbioru przekazów pocztowych – nie musisz koniecznie jechać do Ukrainy. Możesz to zrobić legalnie i oficjalnie bezpośrednio w Polsce.

Wyjaśniamy, jak Ukraińcy mogą sporządzić pełnomocnictwo w 2025 roku – poprzez konsulat lub u polskiego notariusza.

Co to jest pełnomocnictwo i do czego służy?

Pełnomocnictwo to pisemne upoważnienie, które jedna osoba (mocodawca) udziela innej osobie (pełnomocnikowi) do działania w jej imieniu. Pełnomocnik może w oparciu o ten dokument dokonywać operacji prawnych. Dokument określa pełnomocnika, mocodawcę, listę czynności, na które ustanawiane jest pełnomocnictwo oraz datę jego wystawienia.

Zazwyczaj pełnomocnictwa są wystawiane na następujące czynności:

• Sprzedaż nieruchomości w Ukrainie. Pełnomocnik może zawrzeć umowę kupna-sprzedaży działki czy mieszkania w imieniu właściciela.
• Kupno nieruchomości w Polsce. Zwykle dotyczy to bliskich krewnych, ponieważ przy zakupie nieruchomości należy podpisać oświadczenie osobiste o pochodzeniu środków.
• Sprzedaż samochodu w Ukrainie. Pełnomocnik może zarejestrować, przerejestrować lub sprzedać pojazd.
• Odbiór korespondencji. Pełnomocnik może odbierać listy, przekazy pocztowe, paczki w Poczcie Polskiej.
• Uzyskanie dokumentów. Pełnomocnik ma prawo odbierać duplikaty aktów urodzenia, zaświadczenia o niekaralności lub inne dokumenty rządowe w urzędach czy ambasadach.
• Reprezentacja w sądzie. Pełnomocnik może prowadzić sprawy w sprawach karnych, cywilnych, administracyjnych i gospodarczych, a także zgłaszać roszczenia.
• Obsługa transakcji bankowych. Pełnomocnik może otwierać i zamykać konta, otrzymywać wyciągi bankowe, składać wnioski o karty bankowe oraz wpłacać i wypłacać środki.
• Reprezentacja w urzędach stanu cywilnego w Ukrainie. Pełnomocnik może złożyć wniosek o zawarcie małżeństwa i być obecny przy jego rejestracji oraz odebrać akt małżeństwa. Jeśli ktoś z małżonków jest za granicą, do wniosku musi dołączyć pisemną zgodę na rejestrację małżeństwa w jej/jego imieniu.

Rodzaje pełnomocnictw w Ukrainie

Rodzaj pełnomocnictwa zależy od zakresy uprawnień pełnomocnika. Istnieją trzy główne rodzaje:

1. Pełnomocnictwo jednorazowe. Udzielane jest na wykonanie jednej konkretnej czynności (np. sprzedaż konkretnej nieruchomości lub pojazdu) i traci ważność po jej wykonaniu.
2. Pełnomocnictwo specjalne. Umożliwia pełnomocnikowi dokonywanie szeregu jednorodnych czynności w określonym zakresie (np. reprezentowanie interesów w sądzie w konkretnej sprawie lub odbiór korespondencji).
3. Pełnomocnictwo ogólne (generalne). Daje pełnomocnikowi szeroki zakres uprawnień do zarządzania całym majątkiem i reprezentowania mocodawcy we wszystkich kwestiach prawnych (np. sprzedaż dowolnej nieruchomości, zarządzanie kontami bankowymi, reprezentacja w różnych instytucjach). Jest to najbardziej uniwersalny rodzaj pełnomocnictwa.

Sporządzenie pełnomocnictwa ukraińskiego w Polsce

Dokumenty przygotowane w Polsce, aby były ważne w Ukrainie, muszą być zalegalizowane. Istnieją dwie opcje:

1. Sporządzenie pełnomocnictwa w ukraińskim konsulacie w Polsce. Dokument sporządzony i poświadczony w konsulacie nie wymaga dodatkowego legalizowania ani apostille.
2. Sporządzenie pełnomocnictwa u polskiego notariusza, a następnie zalegalizowanie go. Dokument sporządzony u polskiego notariusza musi być przetłumaczony na język ukraiński przez tłumacza przysięgłego, a następnie zalegalizowany pieczęcią apostille. Dopiero wtedy będzie ważny w Ukrainie.

Spróbujmy porównać te dwie opcje pod względem wygody i kosztów.

Opcja 1: Pełnomocnictwo sporządzone w konsulacie Ukrainy w Polsce

Takie pełnomocnictwoo nie wymaga dodatkowej legalizacji ani tłumaczenia, ponieważ od razu jest sporządzane w języku ukraińskim i poświadczane przez ukraińskiego konsula. Jest to najbardziej popularna opcja, ponieważ jest szybka i niezbyt kosztowna.

Jednak w polskich miastach, gdzie znajdują się konsulaty Ukrainy, nie zawsze są dostępne wolne terminy, co może opóźnić proces sporządzenia dokumentu.

Ile kosztuje pełnomocnictwo w konsulacie?

Za poświadczenie pełnomocnictwa w konsulacie pobierana jest opłata konsularna, która w 2024 roku wynosi 755 złotych.

**Jak sporządzić pełnomocnictwo w konsulacie?

Procedura jest następująca:**

1. Rejestracja w kolejce elektronicznej. Najpierw należy zapisać się na wizytę, aby złożyć wniosek o pełnomocnictwo. Ze względu na dużą liczbę wniosków terminy są zajęte nawet na miesiąc lub dwa do przodu.
2. Przygotowanie projektu pełnomocnictwa. Możesz samodzielnie ułożyć projekt, ale lepiej zlecić to prawnikowi. Jeśli projekt będzie zawierał błędy, konsulat może odmówić jego podpisania.
3. Wizyta w konsulacie. W wyznaczonym terminie należy przybyć do konsulatu osobiście z paszportem zagranicznym i gotowym projektem pełnomocnictwa. Odbywa się krótka rozmowa i podpisywany jest dokument. Należy zapłacić opłatę konsularną.

Opcja 2: Pełnomocnictwo sporządzone u polskiego notariusza

Dokument sporządzony u polskiego notariusza wymaga tłumaczenia przysięgłego na język ukraiński i opatrzenia apostille.

Procedura jest następująca:

1. Wizyta u polskiego notariusza. Przed wizytą u notariusza należy przygotować informacje o pełnomocniku, mocodawcy i listę uprawnień. Konsultacja i sporządzenie dokumentu trwają około godziny. Cena zależy od stopnia skomplikowania dokumentu i wynosi od 100 do 200 złotych lub więcej.
2. Tłumaczenie pełnomocnictwa. Następnie gotowy dokument należy przetłumaczyć na język ukraiński u tłumacza przysięgłego. Tłumaczenie jednej strony A4 kosztuje od 45 do 60 złotych. Całe tłumaczenie zajmie około godziny, jeśli tłumacz jest wolny.
3. Opatrzenie apostille. Dokument z tłumaczeniem jest wysyłany do Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie w celu opatrzenia apostille. Można to zrobić osobiście, pocztą lub przez kuriera. Opatrzenie apostille kosztuje od 60 do 120 złotych i trwa kilka dni roboczych.

**Ile kosztuje pełnomocnictwo u polskiego notariusza + apostille?

Całkowity koszt sporządzenia pełnomocnictwa w tej opcji może wynosić od 300 do 500 złotych.**

Jest to wygodna opcja, jeśli nie masz czasu na czekanie na wolny termin w konsulacie Ukrainy.

Jakie dokumenty są potrzebne do pełnomocnictwa?

Do sporządzenia pełnomocnictwa będziesz potrzebować następujących dokumentów:

• Paszport zagraniczny (paszport biometryczny) mocodawcy.
• Numer identyfikacyjny (NIP) mocodawcy.
• Informacje (dane osobowe) o pełnomocniku: (pełne imię i nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, dane z paszportu wewnętrznego Ukrainy i numer identyfikacyjny).
• Prawidłowo sporządzony projekt pełnomocnictwa.

Ważne: Konsulat Ukrainy lub polski notariusz może wymagać przedstawienia dodatkowych dokumentów lub informacji w zależności od konkretnej sytuacji i rodzaju pełnomocnictwa.

Ile czasu zajmuje sporządzenie pełnomocnictwa?

Czas sporządzenia pełnomocnictwa zależy od wybranej metody:

• Konsulat Ukrainy: Czas oczekiwania na wolny termin może wynosić od kilku dni do kilku miesięcy.
• Polski notariusz: Dokładny czas sporządzenia pełnomocnictwa zależy od notariusza i tłumacza. Zwykle od 2 do 5 dni roboczych.

Terminy ważności pełnomocnictw

Pełnomocnictwo zachowuje ważność do zakończenia terminu, na jaki zostało wydane. Jeśli termin nie jest określony, zgodnie z prawem ukraińskim takie pełnomocnictwo jest ważne przez rok od daty jego sporządzenia. Pełnomocnictwo może zostać odwołane przez mocodawcę w dowolnym momencie.

Ważność pełnomocnictwa ustaje w następujących przypadkach:

• upływ terminu ważności pełnomocnictwa;
• wykonanie wszystkich czynności, na które zostało wydane;
• śmierć mocodawcy lub pełnomocnika, uznanie ich za niezdolnych do czynności prawnych, częściowo niezdolnych do czynności prawnych lub zaginionych;
• rezygnacja pełnomocnika z udzielonego mu uprawnienia;
• odwołanie pełnomocnictwa przez mocodawcę.

Ważne: Zgodnie z decyzją Sądu Najwyższego Ukrainy, pełnomocnictwo traci ważność z chwilą śmierci osoby, która je wydała. To samo dotyczy osób, które uzyskały status zaginionych lub niezdolnych do czynności prawnych. Jednakże osoba, która dokonuje czynności prawnej na podstawie pełnomocnictwa, a nie wie o zaprzestaniu jego ważności, może to zrobić, ale musi zwrócić wszelkie otrzymane środki do majątku mocodawcy.

Dokumenty te mogą mieć moc prawną, jeśli ich zapisy nie są sprzeczne z obowiązującym ustawodawstwem Ukrainy. Dlatego najlepiej jest skonsultować się z ukraińskim prawnikiem w celu wyjaśnienia specyfiki sporządzania pełnomocnictwa.